Az előző cikkben azzal foglalkoztam, hogy hogyan lehet úrrá lenni az elhavazottság érzésén, illetve felsoroltam a fő okokat, amik tennivaló-túltengéshez vezethetnek.

Ebben a cikkben arról írok, hogy

• hogyan lehet a tennivalókon úrrá lenni,
• hogyan célszerű a tennivalólista vezetésének nekiállni,
• hogyan érdemes szűrni a listát, illetve
• milyen eszközök segíthetnek ebben.

Legyen egy tennivalólistád!

Az első lépés ahhoz, hogy átvedd az irányítást a tennivalóid felett az az, hogy írd össze ezeket egy listára.

Így van esélyed arra, hogy a teljes képet átlátva, tudatosan tedd a dolgaidat. Ahelyett, hogy azzal a feladattal foglalkoznál, ami elsőnek eszedbe jut, vagy ami miatt épp most rágják a füledet, érdemes mérlegelni, melyik mennyire fontos, és megtervezni, hogy melyikkel mikor, mennyit foglalkozzál.

Az, hogy a tennivalóid vezetésével, rendszerezésével foglalkozol, időt igényel. Tekinstd ezt egy befektetésnek: időt áldozol azért, hogy időt tudj megtakarítani az életed jobb szervezésével.

Gyűjtsd össze a tennivalóidat!

Hol gyűlnek jelenleg a tennivalóid? Az agytekervényeidben? Bejövő e-mailekben? Cetliken, amikre időről időre leírod ezeket, ha már nagyon elhavazva érzed magad? Különféle szöveges fájlokban, esetleg táblázatokban? A naptáradban? Mindenféle tennivalóvezetésre szakosodott programban, webalkalmazásban?

Ahhoz, hogy át tudd látni a feladataidat érdemes egy listára összegyűjteni azokat.

Miket írj a listára?

Az előző cikkben is ajánlottam, hogy írd össze azokat a dolgokat, amik miatt idegeskedsz. Ugyanakkor ezt a listát nem érdemes összekeverni a tennivalólistával.

A tennivalólistán azok a feladatok legyenek, amiket nap, mint nap látnod kell ahhoz, hogy jól tudd tenni a dolgaidat, tehát:

• amiket a közeljövőben — tipikusan 1-2 héten belül — kell megtenned,
• amiket viszonylag rövid idő alatt (10 perc - néhány óra) meg tudsz tenni,
• amik kézzelfogható cselekvést igényelnek,
• amiket neked kell megtenned.

Ha van olyan elem a listádon, ami nem tesz eleget ezek valamelyikének, akkor érdemes szétdarabolni, átfogalmazni, átvezetni egy másik listára vagy egyszerűen törölni azt.

Hasznos betartani a 2 perces szabályt is: ha egy tennivaló elvégzése 2 percnél rövidebb ideig tart, akkor azt ne írd fel, hanem csináld meg azonnal: ezeknél ugyanis a feladat méretéhez képest túl nagy lenne az adminisztrálással töltött idő.

A feladatlista mellett érdemes lehet listát vezetni a céljaidról, határidőidről, problémáidról. Külön listád lehet azokról a feladatokról is, amiket nem biztos, hogy meg kell tenned, vagy csak sokára kell megtenned.

Tartsd karban a listát!

Az nem elég, ha egyszer összegyűjtötted a tennivalóidat — rendszeresen karban kell tartanod a listát, ahogy jönnek-mennek a tennivalók.

Ha éppen nincs kéznél a listád, amikor felmerül egy új feladat, akkor is írd fel valahova. Ilyen esetekre én általában tartok magamnál egy jegyzetfüzetet, illetve van, amikor a mobilomba írom fel egy piszkozat SMS formájában a tennivalót.

Ezután már csak arra kell figyelni, hogy ezekről rendszeresen, legalább naponta vezesd át a feladatokat a tennivalólistádra.

Fölösleges tennivalóid vannak?

Ha van már egy rendszeresen karban tartott listád, akkor érdemes elmélázni azon, hogy minden feladatnak ott van-e a helye. Egy rövid tennivalólista nyugodtsággal tudja eltölteni az embert — ezért érdemes rá törekedni.

Nézd át a listádon szereplő feladatokat, és tedd fel magadnak a következő kérdéseket!

Fontos, hogy megtedd?

Gondold végig, mi történne, ha nem csinálnád meg? Ha nem túl vészes a következmény, akkor egyszerűen húzd ki a listáról!

A sürgős tennivalókkal kapcsolatban van egy gyakori érzéki csalódás: fontosabbnak tűnnek, mint amilyenek valójában. Gyakori az olyan, amit ha nem végzel el egy ideig, akkor egyszerűen elveszítik az aktualitásukat mindenféle komoly következmény nélkül.

Most kell megtenned?

Előfordul olyan is, hogy még nem jött el a megfelelő idő: a feladatnak van valami előfeltétele, várni kell valaki másra vagy máskor jobb lehetőség van a végrehajtására. Ezeket vezesd át egy másik listára, és majd később vedd elő őket újra.

Neked kell megtenned?

Vannak olyan dolgok, amikre van nálad alkalmasabb ember a környezetedben. Kérd az ő segítségét!

Milyen eszközt használj?

Rengeteg eszköz létezik a tennivalólisták vezetésére: papíros, mobiltelefonos, számítógépes; ingyenes, fizetős; online, offline. Például: jegyzetfüzet, határidő napló, egyszerű szöveges fájl, Excel táblázat, rengetegféle specializált program, webalkalmazás…

A különféle megoldások különféle egyéni igényeket szolgálnak ki. A bőség zavarában nem egyszerű választani. A döntést annyival tudom segíteni, hogy leírom, az elmúlt években én milyen eszközöket használtam:

• szöveges fájl: külön sorokba írd a tennivalókat, és a sor elején különféle karakterekkel jelölheted meg például azokat, amik már készen vannak. Előnye, hogy egyszerű, hordozható. Kezdéshez nagyon ideális. Hátránya az, hogy ha nagyon sok tennivaló van, akkor átláthatatlanná válik a lista.
• freemind: egy elmetérkép szoftver, amivel nagyon könnyen lehet kezelni hierarchikus listákat, az egyes ágak könnyen ki-be csukhatóak. Hetente indítottam egy-egy mindmapet, amiben különféleképpen voltak csoportosítva a tennivalók. Előnye: nagyon rugalmas, egyéb feladatokra (pl. jegyzetelés) is nagyon jól használható program. Hátrány: egyszer ezt is kinövi az ember…
• rememberthemilk.com: webes todolistavezető, offline is elérhető, cimkézhető tennivalók, nagyon jó keresési funkcionalitás, elmenthető keresési feltételek, és még sok más funkció. Jelenleg ezt használom, és eddig nagyon bevált.